PENULISAN KORESPONDENSI BISNIS

Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Dalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut ‘surat’ masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan sarana komunikasi lainnya seperti telepon, faksimili, internet dan lainnya. Jadi yang dimaksud dengan"korespondensi bisnis" pada dasarnya adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.

Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu.

Selain sebagai alat komunikasi, surat juga memiliki fungsi sebagai berikut :

• Tanda bukti tertulis yang otentik
• Alat pengingat
• Dokumen historis
• Pedoman kerja
• Jaminan keamanan
• Utusan atau duta organisasi
• Dasar penilaian dan keputusan
• Sebagai barometer kegiatan organisasi
• Alat untuk menumbuhkan sikap saling pengertian dan menghindari kesalahpahaman
• Sarana meningkatkan kerjasama dengan pihak lain

Dalam dunia bisnis, sebagian besar pesan-pesan bisnis yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang bersifat rutin, seperti melakukan pesanan, memberikan informasi, mengajukan pengaduan (klaim) dan penyesuaian, mengajukan kredit, memotivasi dan mengkoordinasi karyawan, serta melakukan proses produksi, operasi, dan pemasaran. Pemahaman yang baik tentang cara merencanakan, mengorganisir dan menulis pesan-pesan rutin dengan baik dan benar, pada dasarnya merupakan bagian penting dalam penyampaian pesan-pesan bisnis yang efektif. Pesan-pesan bisnis yang rutin, good news dan good will banyak dibutuhkan oleh penerima pesan karena berisi berbagai informasi penting yang diperlukan untuk melakukan berbagai kegiatan bisnis setiap hari.

Penulisan korespondensi bisnis dibedakan menjadi 2 bagian yaitu permintaan langsung dan tidak langsung.

A. Permintaan Langsung (Direct Request)

Permintaan/permohonan langsung (direct request) sering diartikan sebagai permintaan barang dan jasa secara yang dilakukan dengan tatap muka (face to face). Dalam konteks yang lebih luas, direct request dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau organisasi kepada pihak lain untuk meminta berbagai informasi penting dengan segera dan dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, termasuk media elektronik. Sebagai contoh, suatu organisasi tertentu mengajukan permintaan informasi tentang produk baru kepada suatu organisasi lain dengan menggunakan media elektronik, seperti telepon, faksimile atau email. Ketika audiens mulai tertarik dengan apa yang disampaikan atau paling tidak mau bekerja sama dengan komunikator, maka pesan-pesan bisnis sebaiknya disampaikan melalui pendekatan langsung (direct request).

Beberapa hal penting yang berhubungan dengan pesan langsung pada penulisan surat dan memo yaitu:

1.   Penulisan ide utama/pokok pikiran
2.  Keterangan
3.  Penutup

B. Permintaan Tidak Langsung (non-direct request)

Secara umum permintaan tidak langsung dibeda-bedakan menjadi:

1.  Pesan Good will yaitu pesan-pesan yang bersifat kekeluargaan atau memiliki niat baik (good will) yang berpengaruh positif terhadap kegiatan bisnis. Sebagai contoh yaitu ucapan selamat (Congratulation), penghargaan (message of appreciation), ucapan duka cita (condolences).

2.  Bad News (pesan buruk) yaitu pesan-pesan yang diperkirakan dapat menimbulkan reaksi negatif dan tidak menyenangkan.

3.  Pesan persuasif yaitu suatu usaha yang dengan sadar dilakukan oleh individu atau organsisasi untuk memodifikasi atau mengubah pendapat, sikap, kepercayaan, atau perilaku individu maupun organisasi lain. Pesan persuasif biasanya disusun dengan pendekatan tak langsung atau induktif yakni:

1.    attention (perhatian)

2.    interest (minat)

3.    desire (keinginan)

4.    action (tindakan)

Pesan persuasif dapat dibedakan berdasarkan tujuannya yaitu:

• Pesan persuasif untuk tindakan
• Pesan persuasif untuk klain dan penyesuaian
• Pesan persuasif dalam penjualan

   

Referensi:
1.  Presentasi Ibu Serepina Tiur Maida, S.Sos., M.Pd., M.I.Kom.
2. https://www.academia.edu/33103321/penulisan_korespondensi_bisnis